Искусство представления и проведения деловой презентации Печать E-mail
Заметность является визитной карточкой успеха. Лично для человека - это продвижение по карьерной лестнице, для организации - это выход на передовые позиции. Мероприятия по увеличению заметности, если они хорошо проведены, помогут вам завоевать репутацию надежного и компетентного человека, а перед вашей организацией открыть новые перспективы. Проблему представления информации можно рассматривать с точки зрения лектора и слушателей, и с точки зрения писателя и читателей. Если в первом случае действие происходит в реальном времени и лектор непосредственно взаимодействует со слушателями, то во втором - взаимодействие опосредованно - по принципу подключения/отключения к информационному ресурсу. Презентационная информация может быть сформирована и представлена в трех разных видах - лекция, печатное издание и сайт в Интернете. Умение качественно провести презентацию - это искусство, и этому искусству следует учиться. Искусство презентации является частью информационной культуры любого специалиста. Тот, кто не овладел искусством подачи информации на публике, довольно сложно доказывать свой профессионализм. Как сделать сложное доступным, если в вашем распоряжении лишь очень мало времени, например - 10 минут для доклада? Существует множество различных советов и рекомендаций по качественному проведению презентаций. Все эти советы и рекомендации можно изложить в виде небольшого количества эффективных правил.Презентация как способ продвижения идеи. Очень важно понять значение, характерные признаки и основополагающую цель эффективных презентаций, уметь объяснять суть процессов, связанных с их подготовкой и проведением, научиться определять типы деловых презентаций. Основная концепция - презентация помогает отдельным лицам или организациям приобрести благоприятную заметность и таким способом достичь своих целей. Эффективной презентации присущи пять характерных признаков: Цель презентации - убедить Презентация - это процесс коммуникации Презентация - это процесс дистилляции (метафорически - постепенное выделение качественного и важного от менее значимого) Презентация - это процесс творчества Презентационные приемы могут использоваться различными способами в различных типах деловых презентаций. Все трудности проведения презентаций могут быть успешно преодолены Очень важно во времени презентации стремиться к уменьшению информационной перегрузки. Современная информационная инфраструктура общества значительно перегружена объемом, новизной и темпом подачи информации (См. Тема 4.1 Информационный взрыв). Поэтому для эффективного противодействия последствиям информационной перегрузки и предоставления людям информационного материала, который они хотят и могут усвоить, необходим процесс дистилляции. Планирование является необходимой часть всего процесса презентации. Наилучшими для этих целей являются открытые вопросы, начинающуюся словами следующего вопросника. Основной вопросник для процесса планирования: Что?Где?Когда?Кто?Как?Который?Почему?Ответы на вопросы, заданные в ходе планирования, несут в себе бесценную информацию и даже мгновенного озарения. Они превосходно экипируют презентатора средствами для создания и проведения наиболее эффективных презентаций. При планировании необходимо сконцентрироваться на природе требований аудитории (понимать фокус группы). Демографический срез предоставляет презентатору "картину" людей. Для проведения демографического среза аудитории следует провести глубокий научный анализ, используя все разнообразие уже имеющихся данных. Важно понимать основные характеристики аудитории: Возрастные группыОбразованиеПолГеографическое местоположениеРод занятийСоциальный и экономический статус-Специальные интересы (профессиональные, политические, этнические, культурные, религиозные и др.) Структура презентации. Хорошо структурированная презентация, во-первых, построена в соответствии со спецификой аудитории с учетом ее интересов. В презентации с четкой структурой детали сообщения взаимосвязаны как части конструкции здания. Одни части ведут к другим. Некоторые части поддерживают другие. Каждая часть хорошо структурированного сообщения служит целям и задачам презентации. Презентация должна содержать следующие компоненты, в перечисленном порядке: 1.Титульная часть (название, заставка) 2.Открывающая часть (аннотация, делающая аудиторию восприимчивой) 3.Введение (предвосхищает основные мотивы презентации, это мост, ведущий к основной части) 4.Основная часть (представляет собой сообщение) -Ключевые пункты (главные идеи основной части) -Поддерживающий материал (информация, объясняющая и поддерживающая основные пункты) -Переход (подводит итог одному ключевому пункту и представляет следующий) 5.Обзор (вновь перечисляет ключевые пункты сообщения) 6.Заключение (должно призывать и побуждать аудиторию, подводит черту кратким утверждением) Запоминающиеся сообщения подтверждают правило Трех - любое значительное сообщение передает по крайней мере один, иногда два и крайне редко более трех ключевых пунктов. Правило Трех отражает естественный процесс запоминания какой-либо информации. Обычно мы, вспоминая, например, телефонный номер, перечисляем цифры парами или тройками. Этот факт свидетельствует, что наш мозг работает экономично, организуя разнообразные сведения в простой и легкой для запоминания форме. Широко используйте графические рисунки и узнаваемые образы. Правила проведения презентации. Данные правила не являются исчерпывающими, но в общем случае подходят для понимания широты проблемы и вполне практичны. Правило 1. Все люди оценивают новую информацию, сопоставляя ее с уже имеющимися у них знаниями. Попробуйте понять, какого роста человек, взглянув на его фотографию в журнале. Вы не сможете. Единственный способ хотя бы приблизительно оценить его рост – это сравнить его с ростом знакомого вам человека или известного предмета. Это правило применимо к оценке большинства вещей и явлений человеческой жизни: любая шкала должна основываться на тех показателях, которые мы знаем. Правило 2. Вы можете организовать вашу информацию, используя всего пять критериев: алфавитный порядок, географическое положение, хронология, категория или иерархия. Вы должны сделать наиболее логичный выбор. Города, реки, страны и дороги удобнее всего группировать по расположению. Книги, статьи и справочники – по алфавиту. Документы, связанные с планированием, - по хронологии. Складскую информацию – по категории, а любые физические объекты – по категории (сильнейший – слабейший, начальник – подчиненный и т.п.). Нередко к объектом можно применить сразу два критерия организации. Однако в ходе устного выступления, как правило, схему лучше упростить и ограничиться одним, наиболее важным. Правило 3. Не украшайте, а упрощайте. Вспомните правило рекламного дизайна: обилие ярких цветов и текста лишь заслоняет собой целевое сообщение. Любой дизайнер способен добавить в картину миллионы цветов, сделать рисунок трехмерным, поднять его в пространстве и отбросить его тень на землю. Но хороший дизайнер знает, что все это лишь отвлекает от рекламы продукта. То же самое – в организации данных. Если Вам нужно представить статистику, будьте осторожны с круговыми диаграммами. Они более эффектны, чем линейные, но они не создают правильного впечатления о пропорциях. Может быть, стоит ограничиться таблицей, в которой самые важные данные будут выделены красным шрифтом? Если вам нужно представить принцип взаимодействия компаний или персон, будьте осторожны – не превращайте вашу визуализацию в схему битвы при Бородино своими многочисленными стрелочками и пунктирными линиями. Может быть, достаточно опубликовать двухуровневую схему в Microsoft Chart? Правило 4. Чтобы выбрать, на чем остановиться во время доклада, подумайте: что интересно именно вам. Журналисты знают: лучшая статья – это работа, вдохновленная желанием автора узнать то, чего он не знал и не понимал раньше. То же и с хорошей презентацией. Сначала она интересна автору, а потом – всем остальным. Правило 5. Смело отказывайтесь от бесполезной информации. Даже если это 90% доклада. Информационная перегрузка не имеет отношение к утомлению. Это эмоциональная проблема. Лучший способ ее избежать – сосредоточиться на самом важным и самом интересном (одновременно). Лучший доклад – это вспышки интересной информации, незаметно связанные между собой. Кроме того, следует помнить: если вы не смогли уложить свою презентацию в 10 минут выступления, значит вы не очень хорошо подготовились. А если вы не смогли разместить нужную информацию на 10 страницах Power Point`a, значит вы плохо разобрались в проблеме и нужно начинать заново! По материалам vladimir.socio.msu.ru
 
« Пред.   След. »
Подключиться к кабельному телевидению